Top 6 Lỗi thường gặp khi làm thủ tục thành lập công ty và cách khắc phục

Hành trình khởi nghiệp luôn đầy thử thách, và ngay từ bước đầu tiên là thành lập công ty, bạn đã có thể gặp phải không ít vướng mắc. Những sai sót dù nhỏ trong hồ sơ hoặc quy trình cũng có thể khiến bạn mất nhiều thời gian, công sức và thậm chí là tiền bạc để chỉnh sửa. Dưới đây là top 6 lỗi thường gặp nhất khi làm thủ tục thành lập doanh nghiệp và cách khắc phục hiệu quả, giúp bạn có một khởi đầu suôn sẻ.

1. Sai sót về tên công ty: Trùng lặp hoặc vi phạm quy tắc

Lỗi thường gặp:

• Tên công ty trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký.
• Tên vi phạm các nguyên tắc về thuần phong mỹ tục, hoặc sử dụng tên cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị.

Hậu quả: Hồ sơ bị từ chối, bạn phải mất thời gian chỉnh sửa và nộp lại.

Cách khắc phục:

• Tra cứu kỹ lưỡng trước: Luôn tra cứu tên công ty dự kiến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) để đảm bảo không trùng hoặc gây nhầm lẫn.
• Chuẩn bị nhiều lựa chọn: Hãy chuẩn bị 2-3 tên dự phòng theo thứ tự ưu tiên.
• Hiểu rõ nguyên tắc: Nắm vững các quy định về đặt tên công ty để tránh vi phạm ngay từ đầu.

2. Thiếu sót hoặc sai lệch thông tin trong hồ sơ

Lỗi thường gặp:

• Điền thiếu thông tin bắt buộc trên Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Sai lỗi chính tả, số liệu, hoặc thông tin cá nhân (CMND/CCCD, địa chỉ) không khớp với giấy tờ kèm theo.
• Điều lệ công ty không đầy đủ nội dung theo quy định hoặc có các điều khoản mâu thuẫn.

Hậu quả: Hồ sơ bị trả lại, chậm trễ quá trình cấp phép. Sai sót nghiêm trọng có thể dẫn đến việc phải làm lại hồ sơ từ đầu.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra kỹ từng mục: Dành thời gian rà soát từng mục trong Giấy đề nghị, Điều lệ và các giấy tờ khác.
• Đối chiếu thông tin: Đảm bảo mọi thông tin trong hồ sơ khớp hoàn toàn với bản sao giấy tờ tùy thân hoặc các văn bản pháp lý khác.
• Sử dụng mẫu chuẩn: Luôn tải các mẫu hồ sơ mới nhất từ Cổng thông tin quốc gia hoặc từ các nguồn uy tín.

3. Vốn điều lệ không hợp lý hoặc không góp đủ

Lỗi thường gặp:

• Đăng ký vốn điều lệ quá thấp so với ngành nghề (nếu có yêu cầu vốn pháp định).
• Đăng ký vốn quá cao so với khả năng tài chính thực tế, dẫn đến không góp đủ trong thời hạn 90 ngày.

Hậu quả:

• Nếu vốn quá thấp: Không đáp ứng điều kiện kinh doanh ngành nghề có điều kiện, hoặc gây thiếu tin tưởng cho đối tác.
• Nếu không góp đủ vốn: Phải làm thủ tục giảm vốn, có thể bị phạt hành chính, ảnh hưởng đến uy tín công ty.

Cách khắc phục:

• Nghiên cứu kỹ ngành nghề: Nếu kinh doanh ngành có điều kiện, tìm hiểu rõ mức vốn pháp định yêu cầu.
• Dự trù khả năng tài chính: Đăng ký mức vốn phù hợp với khả năng góp thực tế của chủ sở hữu/thành viên.
• Hiểu quy định về thời hạn góp vốn: Đảm bảo góp đủ vốn trong vòng 90 ngày hoặc chủ động làm thủ tục giảm vốn nếu cần.

4. Địa chỉ trụ sở chính không đúng quy định

Lỗi thường gặp:

• Đặt trụ sở chính tại các căn hộ chung cư chỉ có chức năng để ở (rất phổ biến).
• Địa chỉ không rõ ràng, không có số nhà, đường, phường/xã.
• Không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm (hợp đồng thuê, sổ đỏ...).

Hậu quả: Hồ sơ bị từ chối. Nếu đã thành lập mà bị phát hiện, có thể bị xử phạt hành chính và yêu cầu thay đổi địa chỉ.

Cách khắc phục:

• Nghiên cứu quy định: Luôn kiểm tra kỹ quy định về địa chỉ trụ sở chính, đặc biệt là việc cấm đặt tại chung cư (trừ phần diện tích kinh doanh).
• Chuẩn bị giấy tờ chứng minh: Luôn có sẵn hợp đồng thuê nhà/văn phòng hợp pháp hoặc giấy tờ chứng minh quyền sở hữu.
• Cân nhắc văn phòng ảo: Nếu ngân sách hạn chế hoặc không có mặt bằng phù hợp, văn phòng ảo là giải pháp hợp pháp và tiết kiệm.

5. Chưa nắm rõ các thủ tục sau thành lập

Lỗi thường gặp:

• Quên khắc dấu và công bố mẫu dấu.
• Quên mở tài khoản ngân hàng hoặc không thông báo tài khoản ngân hàng cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Chậm nộp Tờ khai lệ phí môn bài hoặc các thủ tục kê khai thuế ban đầu khác.
• Không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hoặc chữ ký số.

Hậu quả: Bị phạt hành chính do vi phạm quy định về thuế, đăng ký doanh nghiệp. Gây khó khăn trong hoạt động kinh doanh (không thể xuất hóa đơn, không thể giao dịch ngân hàng...).

Cách khắc phục:

• Lập checklist chi tiết: Chuẩn bị một danh sách các việc cần làm sau khi có Giấy phép kinh doanh và theo dõi sát sao.
• Tuân thủ thời hạn: Ghi nhớ các mốc thời gian quan trọng để nộp tờ khai, lệ phí đúng hạn.
• Sử dụng dịch vụ hỗ trợ: Nếu không có kinh nghiệm, hãy thuê dịch vụ kế toán hoặc dịch vụ thành lập công ty trọn gói để được hỗ trợ toàn diện các thủ tục này.

6. Sai ngành nghề kinh doanh hoặc thiếu giấy phép con

Lỗi thường gặp:

• Đăng ký ngành nghề không phù hợp với Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
• Kinh doanh ngành nghề có điều kiện nhưng chưa đáp ứng đủ điều kiện hoặc chưa xin được giấy phép con.

Hậu quả: Hồ sơ bị từ chối. Hoạt động kinh doanh bất hợp pháp nếu không có giấy phép con, có thể bị đình chỉ hoạt động hoặc phạt rất nặng.

Cách khắc phục:

• Tra cứu mã ngành nghề: Sử dụng đúng mã ngành nghề theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.
• Nghiên cứu kỹ điều kiện ngành nghề: Nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện, phải tìm hiểu rõ các yêu cầu về vốn, chứng chỉ, cơ sở vật chất và các loại giấy phép con cần có.
• Hoàn tất giấy phép con trước khi kinh doanh: Chỉ bắt đầu hoạt động khi đã có đầy đủ các giấy phép cần thiết.

Thành lập công ty là một quá trình đòi hỏi sự tỉ mỉ và hiểu biết về pháp luật. Việc nắm rõ những lỗi thường gặp và cách khắc phục sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và tự tin hơn trên con đường khởi nghiệp. Nếu gặp khó khăn, đừng ngần ngại tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia nhé!