Rủi ro pháp lý khi thành lập doanh nghiệp mới & Cách phòng tránh

Việc thành lập một doanh nghiệp mới là một hành trình đầy hứng khởi, nhưng cũng tiềm ẩn không ít rủi ro pháp lý. Nếu không cẩn trọng ngay từ đầu, những sai sót nhỏ có thể dẫn đến hậu quả lớn, gây tốn kém thời gian, tiền bạc và ảnh hưởng đến sự phát triển lâu dài của công ty bạn. Dưới đây là những rủi ro pháp lý phổ biến nhất mà bạn cần tránh và cách để phòng ngừa chúng. Rủi ro pháp lý cần tránh

1. Rủi ro từ việc chuẩn bị hồ sơ thành lập không chính xác

Đây là rủi ro cơ bản nhưng lại rất phổ biến, đặc biệt với những người lần đầu khởi nghiệp.

Lỗi thường gặp:
Sai sót thông tin: Điền sai tên, địa chỉ, số CMND/CCCD, ngày cấp trên Giấy đề nghị hoặc Điều lệ công ty.
Hồ sơ thiếu: Quên các giấy tờ bắt buộc như bản sao công chứng CMND/CCCD, hợp đồng thuê nhà (nếu cần).
Điều lệ công ty sơ sài hoặc mâu thuẫn: Điều lệ không đầy đủ nội dung theo quy định, hoặc có các điều khoản chồng chéo, mâu thuẫn, gây khó khăn cho hoạt động sau này.
Hậu quả: Hồ sơ bị trả lại, làm chậm trễ quá trình cấp phép. Thậm chí, nếu phát hiện sau khi thành lập, có thể phải làm thủ tục thay đổi nội dung đăng ký, gây tốn kém và phiền phức.
Cách phòng tránh:
Kiểm tra kỹ lưỡng: Đọc và đối chiếu lại tất cả thông tin trên hồ sơ với giấy tờ gốc một cách cẩn thận.
Sử dụng mẫu chuẩn: Luôn tải các mẫu hồ sơ mới nhất từ Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Tìm kiếm hỗ trợ chuyên nghiệp: Nếu không tự tin, hãy thuê dịch vụ thành lập công ty uy tín để đảm bảo hồ sơ được soạn thảo chính xác và hợp lệ.

2. Rủi ro về vốn điều lệ và nghĩa vụ góp vốn

Vốn điều lệ không chỉ là con số trên giấy tờ mà còn liên quan đến trách nhiệm và khả năng hoạt động của công ty.

Lỗi thường gặp:
Đăng ký vốn quá cao so với khả năng: Không góp đủ số vốn đã cam kết trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy phép kinh doanh.
Đăng ký vốn quá thấp so với ngành nghề: Đối với một số ngành kinh doanh có điều kiện, pháp luật quy định mức vốn pháp định tối thiểu. Nếu đăng ký thấp hơn, sẽ không đủ điều kiện hoạt động.
Hậu quả:
Nếu không góp đủ vốn: Phải làm thủ tục giảm vốn điều lệ, có thể bị phạt hành chính và ảnh hưởng đến uy tín công ty.
Nếu vốn quá thấp so với ngành: Bị cấm hoạt động trong ngành đó, hoặc bị xử phạt.
Cách phòng tránh:
Nghiên cứu kỹ quy định về vốn pháp định: Nếu kinh doanh ngành có điều kiện, phải tìm hiểu rõ mức vốn tối thiểu.
Đánh giá khả năng thực tế: Đăng ký mức vốn phù hợp với khả năng tài chính của chủ sở hữu/thành viên.
Tuân thủ thời hạn góp vốn: Đảm bảo góp đủ vốn đúng hạn hoặc chủ động làm thủ tục giảm vốn nếu cần.

3. Rủi ro về địa chỉ trụ sở chính không hợp lệ

Địa chỉ trụ sở chính là yếu tố pháp lý bắt buộc, cần tuân thủ nghiêm ngặt.

Lỗi thường gặp:
Đặt trụ sở tại căn hộ chung cư để ở: Đây là lỗi rất phổ biến vì Luật Doanh nghiệp không cho phép.
Địa chỉ không rõ ràng: Thiếu số nhà, tên đường, hoặc thông tin xã/phường.
Không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp: Không có hợp đồng thuê nhà/văn phòng hoặc giấy tờ sở hữu hợp lệ.
Hậu quả: Hồ sơ bị từ chối. Nếu đã thành lập, có thể bị đưa vào danh sách "doanh nghiệp bỏ địa chỉ", bị xử phạt hành chính, hoặc bị khóa mã số thuế.
Cách phòng tránh:
Kiểm tra chức năng sử dụng: Đảm bảo địa điểm được phép kinh doanh. Nếu là chung cư, phải là khu vực thương mại/văn phòng.
Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ: Hợp đồng thuê/mượn có công chứng, giấy tờ sở hữu nhà đất.
Cân nhắc văn phòng ảo: Đây là giải pháp hợp pháp và tiết kiệm cho doanh nghiệp nhỏ.

4. Rủi ro từ việc không nắm rõ các thủ tục sau thành lập

Việc có Giấy phép kinh doanh chỉ là bước khởi đầu. Nhiều thủ tục sau đó cũng quan trọng không kém.

Lỗi thường gặp:
Quên khắc dấu và công bố mẫu dấu.
Không mở tài khoản ngân hàng hoặc không thông báo cho Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Chậm nộp Tờ khai lệ phí môn bài (dù được miễn năm đầu tiên, vẫn phải nộp tờ khai).
Không đăng ký chữ ký số, hóa đơn điện tử.
Không kê khai thuế ban đầu.
Hậu quả: Bị phạt hành chính do chậm trễ hoặc không thực hiện đúng quy định thuế, đăng ký doanh nghiệp. Gây khó khăn trong hoạt động (không xuất được hóa đơn, không giao dịch ngân hàng được).
Cách phòng tránh:
Lập checklist chi tiết: Ghi lại tất cả các thủ tục cần làm sau khi có Giấy phép kinh doanh.
Tuân thủ thời hạn: Ghi nhớ các mốc thời gian quan trọng để thực hiện đúng hạn.
Sử dụng dịch vụ kế toán/thuế: Nếu không có kinh nghiệm, hãy thuê dịch vụ chuyên nghiệp để đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện chính xác và kịp thời.

5. Rủi ro về ngành nghề kinh doanh và giấy phép con

Việc đăng ký ngành nghề kinh doanh sai hoặc thiếu giấy phép là một rủi ro lớn.

Lỗi thường gặp:
Đăng ký ngành nghề không đúng mã theo quy định: Gây khó khăn cho cơ quan quản lý và sau này có thể phải sửa đổi.
Kinh doanh ngành có điều kiện mà chưa xin giấy phép con: Ví dụ: kinh doanh dịch vụ bảo vệ, du lịch lữ hành, sản xuất thực phẩm... cần có các giấy phép riêng.
Hậu quả: Hồ sơ bị từ chối hoặc bị yêu cầu sửa đổi. Nếu đã hoạt động mà không có giấy phép con, doanh nghiệp có thể bị đình chỉ hoạt động, bị phạt rất nặng, hoặc thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự tùy mức độ.
Cách phòng tránh:
Tra cứu kỹ mã ngành nghề: Sử dụng Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam để chọn đúng mã.
Nghiên cứu điều kiện kinh doanh: Nếu ngành nghề có điều kiện, phải tìm hiểu rõ các yêu cầu về vốn, chứng chỉ, cơ sở vật chất và các loại giấy phép con cần có.
Hoàn tất giấy phép con trước khi kinh doanh: Tuyệt đối không hoạt động khi chưa có đủ các giấy phép cần thiết.

6. Rủi ro liên quan đến Hợp đồng và Lao động

Ngay từ đầu, các thỏa thuận và quy định về lao động cần phải được lập rõ ràng.

Lỗi thường gặp:
Hợp đồng không chặt chẽ: Giao dịch với đối tác, khách hàng mà không có hợp đồng rõ ràng, hoặc hợp đồng sơ sài, thiếu các điều khoản bảo vệ quyền lợi.
Vi phạm Luật Lao động: Ký hợp đồng lao động không đúng quy định, không đăng ký bảo hiểm xã hội cho người lao động, hoặc vi phạm các quy định về tiền lương, giờ làm việc.
Hậu quả: Tranh chấp thương mại, kiện tụng. Bị xử phạt hành chính về lao động, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp và phát sinh chi phí bồi thường.
Cách phòng tránh:
Soạn thảo hợp đồng kỹ lưỡng: Tham khảo mẫu hợp đồng chuẩn, hoặc nhờ luật sư tư vấn, rà soát các hợp đồng quan trọng.
Tuân thủ Luật Lao động: Nắm vững các quy định về hợp đồng lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, thời gian làm việc...
Tìm kiếm tư vấn pháp lý: Đối với các vấn đề phức tạp, đừng ngại tìm đến luật sư để được tư vấn và hỗ trợ.

Thành lập doanh nghiệp là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự am hiểu nhiều mặt. Việc chủ động nhận diện và phòng tránh các rủi ro pháp lý ngay từ đầu sẽ là "lá chắn" vững chắc, giúp công ty bạn phát triển bền vững và thành công trên thị trường.